Semed adota Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos para tramitação de processos

A Secretaria Municipal de Educação (Semed), desde o dia 23 de março, passou a utilizar de forma piloto no serviço de Protocolo, o Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos (Siged), que vai dar mais agilidade aos processos da secretaria, além de gerar uma economia de papel na tramitação de documentos. A implantação do sistema está sendo realizado por técnicos da Secretaria Municipal de Finanças (Semef).

Com o Siged será possível replanejar o fluxo dos documentos com mais segurança e credibilidade. A previsão é de que o sistema seja implantado na sede da Semed, Divisões Distritais Zonais (DDZs) e na Divisão de Desenvolvimento Profissional do Magistério (DDPM) e Subsecretaria Municipal de Infraestrutura e Logística (Infalog) até maio.

Com o novo sistema, o papel será deixado de lado, com despachos e documentos anexos feitos também de forma online. A expectativa é de que, com a sistemática, a Semed tenha mais controle dos processos por meio eletrônico, além da diminuição dos retrabalhos, confiabilidade das informações, utilização de uma única base de dados, otimização e melhoria contínua dos processos, entre outros.

Para o subsecretário de Administração e Finanças da Semed, Bruno Guimarães, a implantação do Siged representa um grande avanço contra a burocracia.

“Vamos ter mais celeridade na tramitação dos processos, beneficiando diretamente os nossos servidores. Aqueles processos que demoravam de 30 a 60 dias para serem finalizados, vão passar a tramitar na metade do tempo. Será um ganho muito grande”, comemorou.

Segundo a chefe do Protocolo da Semed, Elizabete Camurça, no ano passado foram aproximadamente 17 mil processos com uso do papel. Já em 2018, no primeiro trimestre de 2018, foram cerca de 2,9 mil processos físicos, o que já representa uma diminuição na quantidade.

“Nós vamos ganhar tempo, vamos deixar de estar paginando processos, andando em todos os setores para entregar o documento, até mesmo reorganizar a equipe as atividades no próprio setor. Vai ser um ganho financeiro e na agilidade dos resultado da secretaria”, explicou.

O chefe da divisão de portais da Semef, Patrick Oliveira, explicou que o sistema iniciou na Prefeitura de Manaus em 2014 e hoje está implantado em 10 órgãos, além na Câmara Municipal de Manaus (CMM). Segundo ele, a previsão é que até o final deste ano, o Siged esteja presente em todo sistema da Prefeitura de Manaus.

“É uma ferramenta que tem como sua característica principal a transformação do físico para o digital. A Semed é o maior órgão da Prefeitura de Manaus e com a implantação desse sistema vai trazer diversos benefícios como a eliminação de papel, transparência na execução dos processos. A receptividade dos funcionários está sendo ótima”, disse.

Foto: Cleomir Santos/Semed